Con contabilità con SAP modulo FI


SAP R/3 è il programma gestionale più usato dalle grande aziende ed è suddiviso in moduli specializzati per le diverse funzioni aziendali:

- BC Basic Component
- FI Financial Accounting
- AA Asset Accounting
- CO-PA Controlling and Profitability Analysis
- CS Customer Service
- MM Material Management
- WM Warehouse Management
- SD Sales and Distribution
- LE Logistic Execution
- PP Production and Planning
- PS Project System
- PM Plant Maintenance
- QM Quality Management
- HR Human Resource
 

Quella che interessa a noi è il modulo FI che si occupa della contabilità, e pertanto sarà qui sotto esaminato brevemente da un punto di vista estremamente pratico. Tale modulo è distinto in vari sottomoduli, di cui i principali sono FI/GL (contabilità generale), FI/AR (contabilità clienti), FI/AP (contabilità fornitori). È importante precisare che nel modulo FI bisogna distinguere tra conti di tipo "S" (conti contabilità generale), di tipo "D" (clienti) e di tipo "K" (fornitori).

 

Conoscenze SAP FI necessarie per poter fare la contabilità

 

o La Gestione delle anagrafiche dei conti Co.Ge nel Modulo FI;

Tipologia di Conto - Conti di Contabilità Generale;

Tipologia di Conto - Conti Mastro di Riconciliazione;

Tipologia di Conto - Conti Mastro Speciali;

Definizione del Conto a livello Centrale (tipo e definizione del Conto);

Definizione del Conto a livello Piano dei Conti (raggruppamento Conti);

Definizione del Conto a livello Società (dati di controllo del Conto) .

o Creazione di una Anagrafica Fornitore e di una Cliente nel Financial Accounting.

o Partitari Conti Co.Ge. Clienti e Fornitori;

Elenchi Conti Co.Ge. Clienti e Fornitori;

Report saldi;

o Visualizzare i documenti contabili generati.

o Il report di Bilancio.

o Fattura Passiva da Fornitore e Fattura Attiva a Cliente.

o Storno di un singolo documento.

o Pagamento ed Incasso di posizioni aperte con la transazione F-53;

Pagamento dell'intera partita (A SALDO);

Pagamento parziale;

Pagamento in difetto / in eccesso;

Pagamento di fornitori soggetti a Ritenuta d'Acconto.

o Nota a Credito da Fornitore / a Cliente;

Incasso della Nota a Credito da Fornitore;

Pagamento della Nota a Credito a Cliente.

o Le Chiavi Contabili;

Utilizzo delle CC in fase di registrazione: Fattura Passiva da Fornitore (tramite F-43);

Utilizzo delle CC in fase di registrazione: Fattura Attiva a Cliente (tramite F-22);

o I Modelli di Contabilizzazione;

Creazione dei Modelli di Contabilizzazione;

o Registrazione in Contabilità Generale con Modello (tramite F-02).

o Anticipi a Fornitore ed Anticipi da cliente.

o Creazione anagrafica banche;

Creazione della relazione tra la banca ed il fornitore/cliente;

Settaggi ed utilizzo dei pagamenti automatici.

o Codici IVA: Categorie Fiscali;

Attribuire Codici IVA a Conti Co.Ge.;

o Reportistica Contabilità Generale:

Piano dei Conti;

Scheda Conto;

Estratto Conto ;

Lista Saldi;

Giornale Bollato;

Dichiarazione IVA.

o Compensazione Debiti/Crediti:

Compensazione legale;

Compensazioni;

Partite debiti e crediti;

Pareggio partite.

o Fatture fornitore e note di credito attraverso la transazione MIRO della logistica, partendo da ordini e bolle

 

 

Elenco Transazioni  la cui conoscenza è necessaria per la contabilità

 

FS00 : creazione conto co.ge. Centralmente (equivale a FSS0+FSP0)

FSS0 : creazione conto co.ge. nella società

FSP0 : creazione conto co.ge. nel Piano dei Conti

FK01 : creazione anagrafica fornitore in FI

XK01 : creazione anagrafica fornitore centralmente in FI ed MM

FK02 : modifica anagrafica fornitore

FK03 : visualizza anagrafica fornitore

XD01 : creazione anagrafica cliente centralmente in FI ed MM

FD01 : creazione anagrafica cliente in FI

FD02 : modifica anagrafica cliente

FD03 : visualizza anagrafica cliente

S_ALR_87012172 : saldo clienti

FB60 : acquisizione fattura da fornitori

FB65 : registrazione nota credito da fornitori

FV60 : pre-acquisizione fattura da fornitori

FB70 : registrazione fattura a cliente

FV70 : preregistrazione fattura a cliente

FB50 : registrare manualmente registrazioni contabili

FBL1N : partitario (saldi e movimentazioni) fornitori

FBL3N : partitario (saldi e movimentazioni) conti co.ge.

FBL5N : partitario (saldi e movimentazioni) clienti

F-44 : pareggiare partite da fornitori, compensazione crediti/debiti

F-03 : pareggiare partite conti co.ge.

F-32 : pareggiare partite da clienti, compensazione crediti/debiti

FK10N : visualizza saldi da fornitori

FS10N : visualizza saldi conti co.ge.

FD10N : visualizza sali da clienti

FB03 : visualizzare documenti salvati

FB02 : modificare documenti salvati

F-53 : registrare pagamento da fornitore

F-48 : registrazione anticipo a fornitore

F-54 : compensazione/collegamento fattura fornitore all’anticipo

FB08 : storno di una fattura cliente/fornitore o di un pagamento

F110 : pagamenti automatici anche multipli

FBRA : ripristino posizione aperte/chiuse e storno di un pagamento

F-28 : registrare incasso

F-52 : incasso di una nota di credito da fornitore

F-29 : incasso anticipo da un cliente

F-39 : compensazione/collegamento fattura cliente all’anticipo

FB02 : modifica documento precedentemente salvato

FB03 : visualizza documento precedentemente salvato

MIRO : registrare fattura fornitore da ordine o bolla

MIR4 : visualizzazione documento di fatturazione

M8RB : stornare documento contabile

S_ALR_87012357 : report dichiarazioni IVA

 

Nota: tutte queste funzioni possono essere eseguite immediatamente digitandole nell'apposita casella presente nel menù di SAP in alto a sinistra. È possibile raggruppare in preferiti le transazioni desiderate, in modo da accedervi da un menù che le contiene. Inoltre, saranno sempre presenti i tasti con la freccia verde per tornare alla schermata precedente ed il tasto con al freccia gialla per uscire dalla transazione. Una caratteristica comune a tutte queste transazioni è che quando si salverà (registrerà) un documento, il numero di registrazione apparirà in basso a sinistra e va annotato se poi ci si deve lavorare sopra a breve.

Se dovesse apparire un messaggio giallo di avvertimento durante una transazione, sarà comunque possibile proseguire perché non è bloccante.

 

Nota2: tutte le operazioni in contabilità generale sono gestite automaticamente da codici di 2 caratteri chiamati "chiavi contabili", che stabiliscono cosa deve andare in dare e cosa in avere, oltre a movimentare conti collegati. Le chiavi contabili sono scelte solitamente in automatico dal sistema ma è possibile anche inserirle manualmente. Esse sono settate in modo da indicare se movimentare dare o avere nella registrazione e se movimentare un tipo conto cliente/fornitore/contabilità generale/cespiti/materiale; ovviamente ogni chiave contabile ne storna un'altra, cioè ha inserito il codice di un'altra chiave contabile che richiama, ad esempio una chiave contabile dare richiamerà una avere.

 

 

Conti di contabilità generale

 

In SAP i conti di contabilità generale si possono creare con le transazioni FSP0 (a livello di piano dei conti) + FSS0 (a livello di società) oppure utilizzando soltanto la funzione FS00 che praticamente accorpa le prime due. Per creare un conto di contabilità generale bisogna andare in contabilità generale/dati anagrafici/elaborazione singola e richiamare le funzioni prima citate.

Sono inoltre previsti i conti di riconciliazione, ogni singolo cliente o fornitore viene associato ad un mastro di riconciliazione che riporterà le registrazioni effettuate sui singoli clienti/fornitori. Questi conti non possono essere movimentati direttamente ma solo automaticamente quando si movimenta contabilmente un cliente o un fornitore.

I passaggi per creare un conto con la FS00 sono: inserire un codice conto valido (bisogna cercare una posizione libera), inserire la società, cliccare sul foglio bianco, ed iniziare a compilare i menù.

In tipo/definizione, bisogna scegliere il gruppo conti, scegliere la natura del conto, descrivere il conto con testo breve ed esteso.

In parola chiave/traduzione si inserisce la parola chiave e la traduzione.

In Dati di controllo, bisognerà dettare la categoria fiscale con molta attenzione, impostare la divisa su EUR ed impostare il conto mastro se necessario. Per i conti mastro come Debiti verso fornitori e crediti verso clienti, occorrerà settare anche un conto mastro per tipo conto: D (clienti) o K (fornitori). Infine, è importante mettere la spunta a "visualizza partite singole".

In acquisti/banca/interessi bisogna impostare il "gruppo stato campo".

Ovviamente, anche i conti di tipo banca c/c vengono creati con FS00.

 

Nota: per inserire conti nello stato patrimoniale bisognerà usare la transazione FS00 e cliccare sul bottone "Elaborare struttura stato patrim./P&P".

Nota2: i conti di contabilità generale vengono chiamati conti di tipo S a differenza dei conti di tipo K (fornitori), D (clienti), A (cespiti), M (materiale).

 

 

Conti fornitori

 

Una anagrafica fornitore potrà essere creata con la transazione FK01 per ciò che riguarda i dati contabili (modulo FI) e con la transazione MK01 per quanto riguarda i dati logistici, oppure con la transazione XK01 che unisce entrambe.

L'FK01 si trova in contabilità/fornitori/dati anagrafici, all'inizio bisogna inserire una numerazione manuale oppure si lascia il campo vuoto per la numerazione automatica se il gruppo conti lo prevede. Si inserisce quindi la società ed il gruppo conti, proseguendo alla compilazione delle seguenti schede.

Nella sezione indirizzo si inserisce il nome e l'indirizzo (la regione per l'Italia indica la provincia).

In controllo conto possiamo innanzitutto inserire il codice cliente se il fornitore è anche nostro cliente. Poi si inserisce la partita iva, il codice fiscale (in partita iva 1), ed eventualmente la partita Iva internazionale.

In pagamenti bisogna inserire i dati del c/c quali Paese della banca (Pse), codice abi/cab (chiave banca), il numero di c/c (conto bancario) il Cin (CR), poi cliccando sulla freccia appare l'IBAN.

In gestione conto contabilità, è necessario inserire il conto di riconciliazione (un debito verso fornitori) ed il gruppo cash management. Infatti, più fornitori confluiranno nello stesso conto mastro di debito. Stesso discorso vale per i crediti. In contabilità, quando inseriamo una fattura (FB60) il sistema ci richiede solo il codice del fornitore, questo perché il collegamento è stato già effettuato e in partita doppia, l'importo che abbiamo in avere alimenterà automaticamente il mio conto mastro "Debiti v/Fornitori". In fase di bilancio, il saldo ottenuto dal conto mastro Debiti v/fornitori sarà inserito nella sezione specifica dello stato patrimoniale.
In pagamenti contabilità  bisogna inserire le condizioni di pagamento ed eventualmente compilare il blocco dei pagamenti automatici se si vuole usare questa funzione (tra cui la possibilità di flaggare il campo compensazione con cliente).

Se il fornitore è soggetto alla ritenuta d'acconto bisogna compilare la relativa scheda, indicando la sigla del Paese della ritenuta d'acconto e compilando i campi Tp.RA (ad es. PR), CD RA (ad es. PR), mettere il flag su obbligo e la descrizione.

 

Nota: le banche vengono create con la funzione FI01 e le banche interne su cui si appoggia la società si creano con FI12

 

 

Conti cliente

 

Una anagrafica cliente potrà essere creata con la transazione FD01 per ciò che riguarda i dati contabili (modulo FI) e con la transazione VD01 per quanto riguarda i dati logistici, oppure con la transazione XD01 che unisce entrambe.

L'FD01 si trova in contabilità/clienti/dati anagrafici, all'inizio è necessario inserire il gruppo conti e la società, se il gruppo conti ha una numerazione esterna sarà necessario ricercare una posizione libera ed inserire quindi un numero cliente. Si proseguirà poi alla compilazione della sezione dati generali.

Nella scheda indirizzo si inserirà il nome e l'indirizzo del cliente.

In dati di controllo si  inserisce il conto fornitore se il cliente è anche fornitore, poi si immette la partita iva, il codice fiscale (in partita iva 1), ed eventualmente la partita Iva internazionale.

In pagamenti bisogna inserire i dati del c/c quali Paese della banca (Pse), codice abi/cab (chiave banca), il numero di c/c (conto bancario) il Cin (CR), poi cliccando sulla freccia appare l'IBAN.

Ora occorre cliccare sulla scritta Dati società per compilare delle nuove schede.

In gestione conto, è necessario inserire il conto di riconciliazione (un crediti verso clienti) ed il gruppo cash management.

In pagamenti bisogna inserire le condizioni di pagamento ed eventualmente compilare il blocco dei pagamenti automatici se si vuole usare questa funzione.

 

 

Schede contabili (partitari) ed affini

 

In contabilità generale le schede contabili, o lista delle partite singole, si generano con la funzione FBL3N che si trova in contabilità/contabilità generale/conto. Qui è possibile vedere sia le partite aperte che quelle chiuse (pareggiate), oltre che entrambi.

Nella scheda la spunta verde significa registrato, il triangolo giallo significa preacquisito, il punto rosso significa partita aperta ed il quadrato verde significa pareggiato.

Per i clienti, le schede contabili si generano con la funzione FBL5N che si trova in contabilità/clienti/conto/.

Per i fornitori, le schede contabili si generano con la funzione FBL1N che si trova in contabilità/fornitori/conto/.

Per ottenere l'elenco dei conti di contabilità generale presenti nel piano dei conti di usa la funzione F.10 in sistemi info/contabilità/contabilità generale/sistema informativo/.

Per ottenere i saldi di determinati conti di contabilità generale si va in contabilità/contabilità generale/sistema informativo/reports per contabilità generale/elenco saldi/generale/saldi conti Co.Ge. e si usa la funzione S_ARL_87012277

Un altro metodo per ottenere i saldi per periodo dei conti della contabilità generale è usare la funzione FS10N che si trova in contabilità/contabilità generale/conto/. Analogamente per i fornitori c'è la funzione FK10N e per i clienti c'è la funzione FD10N.

Per avere l'indice dei clienti si va in contabilità/contabilità/clienti/sistema informativo/report per contabilità clienti/dati anagrafici/ e si usa la funzione S_ALR_87012179 C'è anche l'analoga funzione per i fornitori.

 

La maggior parte dei documenti registrati si può visualizzare e parzialmente modificare con la funzione FB03 in contabilità/contabilità/contabilità generale/documento. Tra i dati che visualizza questa transazione, come la visualizzazione della scrittura contabile, c'è anche il periodo di riferimento (ad esempio della fattura).

 

È importante precisare che in SAP, anche usando transazioni di contabilità generale come FB09 modificare posizioni,  non è possibile modificare i valori e la tipologia di IVA di un documento registrato, ma solo altri dati, tra cui condizioni di pagamento e base sconto, testo, l'attribuzione. Per ovviare a questo problema bisogna stornare il documento con la transazione FB08, che crea un documento simile al precedente ma con segno opposto.

 

Per avere invece un report dello Stato Patrimoniale e del Conto Economico è necessario andare in sistemi info/contabilità/contabilità/contabilità generale/Sistema informativo/Bilancio/P&P/Cash Flow e lanciare la transazione S_ARL_87012284.

 

Nota: una volta compilate le selezioni, per andare avanti bisogna cliccare sull'orologio con la spunta verde.

Nota2: per cercare i documenti quando non se ne conosce il codice bisogna accedere nell'apposito menù cliccando sul bottone lista documenti.

Nota3: tutti i risultati ottenuti sono ulteriormente visualizzabili facendo doppio click su di essi.

 

 

La registrazione in contabilità generale

 

Le operazioni in contabilità generale si registrano con la transazione FB50 che si trova in contabilità/contabilità generale/registrazione/. Si compilerà la data documento, la divisa ed eventuali informazioni aggiuntive, mentre nella parte inferiore si inserirà il conto da movimentare e l'importo, sia in dare che in avere. Il Dare ha la sigla S, mentre l'avere ha la sigla H. In alto a destra si vedrà poi la quadratura del dare con l'avere.

 

Poiché molte di queste registrazioni sono ripetitive, è possibile creare dei modelli precompilati, detti modelli di contabilizzazione, con la transazione FKMT in contabilità/contabilità/contabilità generale/registrazione/documenti di riferimento. All'inizio è necessario inserire il nome del modello e poi cliccare sul quadratino bianco per iniziare. Si inserirà la divisa, il piano dei conti, una ulteriore descrizione, e poi si procede andando nei menù superiori "passaggio a/posizioni".

Qui bisognerà indicare la chiave contabile da utilizzare nella registrazione (dare ed avere a seconda dei casi), il codice della società ed il conto interessato dalla registrazione, infine si salva cliccando sul dischetto.

Per registrare con il modello di contabilizzazione si userà la transazione F-02 (registrazione generale), popi si andrà nei menù superiori in "passaggio a/modello di contabilizzazione": si giungerà così al modello desiderato e si inseriranno gli importi dell'operazione. Nei menù superiori si andrà quindi in "documento/simulare" per verificare la correttezza della registrazione per poi registrare cliccando sul dischetto.

 

Nota: i riepiloghi dei documenti registrati (le scritture contabili) si possono vedere con la transazione FB03

 

 

La registrazione delle fatture fornitori e clienti

 

Le registrazioni delle fatture fornitore avvengono attraverso la transazione MIRO della logistica se esiste un ordine di acquisto o una bolla memorizzata a sistema, oppure attraverso la transazione FB60 della contabilità che si trova in contabilità/fornitori/registrazione.

Nella FB60 bisogna compilare innanzitutto la scheda Dati di base nei campi: codice del fornitore, data della fattura, riferimento (numero della fattura), Importo (lordo della fattura), Codice imposta (e spuntare Calc.Imposta), testo per eventuali descrizioni. Importante è anche la scheda pagamento.

Nella parte inferiore si immetterà il codice del conto (solitamente di costo), il segno Dare o avere, l'importo netto ed il codice Iva. In alto a destra il saldo deve apparire zero (verde).

Nella barra superiore, si può cliccare simulare per vedere i conti coinvolti. Se si clicca su preacquisire la fattura sarà salvata ma non registrata in contabilità. Per registrare la fattura bisogna cliccare sul dischetto in alto vicino alla freccia verde.

Le fatture preacquisite appariranno con un triangolo giallo davanti e potranno essere modificate e registrate definitivamente con la funzione FV60, aprendo la fattura desiderata in Modelli di lavoro ON/documenti preacquisite, e salvandola cliccando sul bottone "Registrare" (solo così è possibile registrarla).

 

Per registrare una fattura di acquisti intracomunitaria, bisogna prima creare il fornitore intracomunitario con FK01.

Nella prima schermata si inseriranno ovviamente il nome del fornitore, la chiave di ricerca per selezionarlo successivamente da match code, l’indirizzo completo del fornitore e la lingua che utilizziamo per comunicare con il fornitore.

Nella schermata "Controllo", oltre ad inserire un eventuale cliente per la compensazione contabile, è possibile indicare il codice relativo alle imposte per il Paese del fornitore (Partita IVA), il numero del documento fiscale (Partita IVA 1), la tipologia di partita IVA ammessa per il Paese del fornitore, una tipologia particolare di imposta. Nella sezione “Pagamenti” vengono inseriti: il Paese relativo al fornitore (per esempio FR – Francia), la chiave banca per determina i dati bancari ABI e CAB, il conto corrente bancario del fornitore di 11 cifre, la chiave di controllo sul Paese del fornitore e sulla chiave banca inserita.

Nella sezione relativa alla gestione del conto in contabilità inseriamo il conto di riconciliazione di tipo Debiti v/s fornitori internazionali, il gruppo per il controllo sulla liquidità (Gruppo cash management) ad es. A1 – Nazionale (in quanto la fattura viene registrata in Italia).

Si registrerà quindi la fattura con FB60.

Compiliamo la testata della fattura inserendo il fornitore che abbiamo creato e la data della fattura, spuntiamo “Calcolare imposta” ed inseriamo il codice IVA acquisti CEE, l’importo della fattura non considera l’IVA calcolata su di essa. Cliccando su "simulare"è possibile visualizzare l’IVA acquisti calcolata secondo la normativa CEE, il sistema registra l’ammontare dell’ IVA per poi stornarla subito dopo.

Analoga è la registrazione delle fatture Extra-CEE, cambia ovviamente il codice Iva in fase di registrazione.

 

Per registrare le fatture dei fornitori soggetti a ritenuta d'acconto si procede normalmente, il sistema ci informerà in basso a sinistra che il fornitore è soggetto alla ritenuta d’acconto. Andiamo sulla videata ‘Ritenuta d’acconto’ , inseriamo l’importo imponibile,il netto e l’importo della ritenuta d’acconto, il 20% dell’importo netto.

 

Le registrazioni delle fatture clienti avvengono col modulo SD se fanno riferimento ad ordini di vendita, altrimenti si utilizza la transazione FD70 del modulo FI posta in contabilità/contabilità/clienti/registrazione. Le compilazione delle schede è analoga a quella dei fornitori, ovviamente immettendo il codice del cliente ed il conto di ricavo. Inoltre, una fattura preacquisita può essere modificata e registrata definitivamente con la transazione FV70.

 

 

Le registrazioni personalizzate delle fatture

 

Una registrazione personalizzata della fattura fornitori può essere fatta con la funzione F-43 che permette di personalizzare le chiavi contabili che movimentano i conti. Inizialmente si dovrà inserire la chiave contabile di tipo K-fattura (ad es. CC 31) ed il fornitore in basso nello schermo, e poi si aprirà una scheda con i dati tipici della fattura da compilare, ma si dovrà inserire una chiave contabile "Registrazione Dare" (ad es. CC n.40) seguita dal conto di costo. Nella schermata successiva si deve inserire l'importo della fattura al netto dell'Iva e si cliccherà sul bottone Imposte per mettere la spunta a calcolare imposta.

 

La registrazione delle chiavi contabili per i clienti avviene invece con la transazione F-22. Inizialmente si dovrà inserire la chiave contabile di tipo K-fattura (ad es. CC 31) ed il fornitore in basso nello schermo, e poi si aprirà una scheda con i dati tipici della fattura da compilare (importo al lordo dell'Iva, calcolo imposta da spuntare e codice Iva), ma si dovrà inserire una chiave contabile "Registrazione Dare" (ad es. CC n.40) seguita dal conto di costo.

 

Nota: i codici tipo fattura sono DR per clienti e KR per fornitori. Inizialmente si dovrà inserire la chiave contabile di tipo D-fattura (ad es. CC 01) ed il fornitore in basso nello schermo, e poi si aprirà una scheda con i dati tipici della fattura da compilare (importo al lordo dell'Iva, calcolo imposta da spuntare e codice Iva), ma si dovrà inserire una chiave contabile "Registrazione Avere" (ad es. CC n.50) seguita dal conto di ricavo. Nella schermata successiva si deve inserire l'importo della fattura al netto dell'Iva.

 

 

Storno di un documento

 

In SAP non è possibile cancellare una registrazione contabile definitiva, ma è solo possibile stornarla con un altra registrazione con i segno opposti: per tale scopo si usa la transazione FB08 per lo storno singolo di un documento e la funzione F.08 per lo storno di massa (ma solitamente si usa sempre la prima).

Per poter procedere è fondamentale inserire il numero documento da stornare, la società, l'anno, scegliere il motivo dello storno ed immettere la data di registrazione dello storno. Non avendo il numero documento si può trovare cliccando sul bottone lista documenti. È possibile anche visualizzare il documento prima di stornarlo, cliccando sull'apposito bottone, e poi si clicca sul documento con la X rossa per procedere allo storno, oppure si torna indietro e si clicca sul solito dischetto.

In sostanza la procedura è la seguente:

1) lanciare la FB08
2) inserire società, esercizio e motivo di storno. Se si dispone del numero del documento del pagamento ( o altro documento di interesse da seguire). In tal caso passare al punto 5
3) Se non ricordiamo o non abbiamo segnato il numero del documento, per individuarlo dobbiamo premere il pulsante “Lista documenti”, verremo trasportati in una nuova schermata che ci permette di fare ricerca, specificando uno o più dati. Molto utile risulta il campo “Tipo documento”. Aprendo il relativo matchcode individueremo tutta una serie di tipi documento; in questo modo possiamo filtrare la ricerca solo sui tipi di interesse (es KZ - pagamento fornitore). Una volta compilati i dati premeremo il pulsantino a forma di orologino per elaborare
4) Una volta eseguita la ricerca otteniamo il risultato, ovvero il report con i documenti che rispondono alle caratteristiche volute. Scegliamo quello di interesse e diamo invio.
5) una volta inserito il numero del documento si può effettuare un controllo del documento premendo il pulsante “visualizzare prima di stornare”. Per stornare definitivamente è sufficiente premere il pulsante a forma di dischetto
 

In caso di partite pareggiate (chiuse) si dovrà usare la transazione FBRA. Si inserisce il documento di pareggio visualizzabile dal partitario fornitori, la società e l’esercizio. Poi si deve cliccare su CONTI. Si conferma il fornitore e si clicca sul dischetto per salvare. Scegliere l’opzione SOLO RIPRISTINO oppure RIPRISTINO E STORNO (per eliminare il blocco del pareggio e stornare la registrazione).

 

 

Pagamenti a fornitori

 

Il pagamento manuale ad un fornitore può essere effettuato con la transazione F-53, che si trova in contabilità/contabilità/fornitori/registrazione/pagamento/. Innanzitutto, bisogna inserire la data del documento, la società, la divisa, il conto nei dati bancari (solitamente un conti di una banca), l'importo del pagamento, il conto del fornitore in selezione delle partite aperte. Terminato il tutto si clicca su Elab.PA

Qui ci sono diverse schede che hanno diversi scopi:

- standard per il pagamento dell'intera partita a saldo;

- pag. parz. per il pagamento parziale della partita (acconto su di una fattura);

- part. rim. per il pagamento in difetto o in eccesso;

- rit. acconto per il pagamento di fornitori soggetti a ritenuta d'acconto.

 

Nella schermata standard basta selezionare le partite interessate e cliccare su pareggiare differenze in alto, per poi salvare cliccando sul dischetto.

 

Nella schermata pagamento parziale si registra il pagamento in caso fossimo in presenza di acconti, si procederà quindi col doppio click nel campo Imp.pagamento per riportare l'importo digitato inizialmente, poi si cliccherà sul bottone pareggiare differenze per concludere la registrazione.

 

Nella schermata partite rimanenti si registrerà un pagamento in difetto o in eccesso rispetto all'importo della fattura. La differenza con il pagamento parziale è che qui viene considerata saldata la fattura di riferimento e si genererà una nuova partita composta dalla differenza tra l'importo della fattura e quanto indicato nella vidiata iniziale. Cliccando su pareggiare differenze, apparirà una posizione evidenziata in blu, su cui dovremo fare doppio click, aprendo una schermata dove si dovrà inserire un testo descrittivo dell'operazione e si potranno modificare le condizioni di pagamento.

 

Nella schermata ritenute d'acconto, si gestirà il pagamento delle fatture soggette a ritenute d'acconto, avendo cura di inserire nella prima pagina l'importo al lordo dell'Iva ed al netto della ritenuta d'acconto. Infatti, il debito complessivo apparirà già suddiviso per l'importo verso il professionista e l'importo verso l'erario.

Sul partitario fornitori, la fattura è stata chiusa per l’intero ammontare lordo. Cliccando sul documento di pagamento KZ e poi sull'icona della montagna con il sole, possiamo vedere la partita doppia.
Nella prima posizione abbiamo Banca in avere per l’importo netto (ossia quanto abbiamo pagato il nostro fornitore), nella seconda posizione è stato chiuso il debito verso il fornitore e nell’ultima posizione sorge un debito, che è il debito verso l’erario per le ritenute d’acconto, conto che verrà chiuso in fase di pagamento di tutti i debiti verso l’erario.
 

Quando si entra nelle schede saranno selezionate sempre tutte le partite, pertanto dovremo fare doppio click sull'importo per attivare o disattivare le partite. In alternativa è possibile attivare/disattivare tutte le righe cliccando sulla terza icona in basso da sinistra (marcare tutto) e poi sulla terza icona da destra (Part.)

 

Quando si effettuano i pagamenti è bene controllare il partitario fornitori con FBN1L per visualizzare le movimentazioni effettuate.

 

Importante: quando si pagano ad esempio vari acconti su una fattura, sarà possibile legare la fattura ai pagamenti con la transazione F-44.

 

Nota: il codice tipo pagamento è KZ per fornitori

 

Nota2: gli incassi dai clienti si registrano con la transazione F-28 che è strutturata nello stesso modo dei pagamenti ai fornitori.

 

 

Nota credito da un fornitore ed a cliente

 

Le note di credito da fornitore si registrano con la transazione FB65 (accredito) in contabilità/contabilità/fornitori/registrazione. La nota credito si registra come una fattura, apparirà automaticamente KG accredito fornitori nel tipo documento.

Per registrare l'incasso della nota credito da fornitore si usa la transazione F-52 posta in contabilità/contabilità/fornitori/registrazione/varie. Qui si inserirà la data documento, il conto bancario, l'importo al lordo dell'Iva, il conto del fornitore e cliccando su Elab.Pa si aprirà il menù dove dovremo selezionare la nota credito (KG) da incassare. L'incasso avrà però KZ come codice  tipo documenti.

 

Le note credito a cliente si registrano con la transazione FB75 (accredito) in contabilità/contabilità/clienti/registrazione. La registrazione è simile a quella di una fattura, il tipo documento ha il codice DG.

Il pagamento della nota credito a clienti si effettua con la transazione F-31 che si trova in contabilità/contabilità/clienti/registrazione/varie/. La compilazione è simile a quella per i fornitori.

 

Importante: quando si ha una nota credito su una fattura, sarà possibile legare la fattura alla nota di credito con la transazione F-44.

 

 

Anticipi a fornitore

 

Per usare gli anticipi a fornitori è necessaria l'esistenza di un conto di contabilità generale (patrimoniale) transitorio chiamato in genere proprio anticipi a fornitori (conto mastro di tipo K). Si tratta di un conto di contabilità generale speciale legato al conto mastro debiti verso fornitori che si movimenterà al suo posto.

Ovviamente l'anticipo a fornitore si ha quando si paga il fornitore ma non c'è ancora la fattura, e non si movimenta l'Iva.

Inizialmente, è possibile usare la transazione F-47 (richiesta), per registrare un documento interno di richiesta di anticipo, ma si tratta di una operazione facoltativa. In ogni caso in questa transazione si dovrà inserire sotto fornitore ed il codice speciale A in Cd. COGES dest. che simboleggia l'anticipo capitale circolante e sopra a destra il conto di richiesta di pagamento. Tale transazione non genera scritture contabili o addebiti nella scheda del fornitore ma sono solo dei promemoria. Spesso questa transazione non viene effettuata.

L'anticipo fornitore viene fatto con la transazione F-48 posta in contabilità/contabilità/fornitori/registrazione/anticipo/ in cui bisognerà inserire la data, il codice speciale A in Cd. COGES dest. che lega il conto debiti verso fornitori ad anticipi a fornitori, il conto della banca, l'importo e poi cliccare su richieste se c'è una richiesta di anticipo. Se è presente si selezionerà la richiesta e si cliccherà su creare anticipi. Con la transazione FB03 è possibile verificare il movimento contabile.

Nei partitari fornitore, transazione FBL1N, non appare questa operazione se non si flagga "procedure conto Co. Ge. speciale"

Poi si registrerà la fattura con FB60 e quindi si procederà al collegamento della fattura all'anticipo con la transazione F-54 compensazione  posta in contabilità/contabilità/fornitori/registrazione/anticipo. Nel campo fattura corrispondente va inserito il numero di salvataggio della fattura dato da SAP, mentre nel campo testo bisogna inserire la descrizione dell'operazione (compensazione fattura anticipo): fatto ciò si cliccherà su Elab. Anticipi dove apparirà l'elenco degli anticipi da cui scegliere quello di proprio interesse. In FBL1N, il documento di compensazione è il documento di pareggio del documento di anticipo.

Seguirà quindi la registrazione del pagamento della differenza tra fornitore ed anticipo con la transazione F-53 (registrare) posta in contabilità/contabilità/fornitori/registrazione/pagamento in uscita. Compilata la prima pagina si cliccherà su Elab. PA. Dovranno rimanere selezionati solo la fattura e l'anticipo, riconoscibili dal numero di salvataggio dato da SAP. Si procederà quindi a cliccare sull'icona "pareggiare differenza" e quindi al salvataggio.

Alla fine controlleremo il tutto con FK10N (visualizza saldi) o con FBL1N (visualizzazione/modificare partite) riferite al conto fornitore.

 

 

Anticipi da cliente

 

Per usare gli anticipi da clienti è necessaria l'esistenza di un conto di contabilità generale (patrimoniale) transitorio chiamato in genere proprio anticipi da cliente (conto mastro di tipo D). Si tratta di un conto di contabilità generale speciale legato al conto mastro crediti verso clienti che si movimenterà al suo posto. Anche qui esisterà un conto speciale con codice A (anticipo capitale circolante).

È possibile fare la richiesta di anticipo con la transazione F-37 ma è facoltativo.

L'anticipo si registra con la transazione F-29 (anticipo) posta in contabilità/contabilità/clienti/registrazione/anticipo. Poi registro la fattura con FB70 e collego la fattura all'anticipo con la compensazione F-39. La registrazione dell'incasso della differenza tra fattura ed anticipo si fa con la transazione F-28 (incasso) posta in contabilità/contabilità/clienti/registrazione/. Con FB03 controlleremo la correttezza dei movimenti.

I dettagli saranno speculari alla procedura per i fornitori prima descritta.

 

 

Pagamenti automatici

 

Per effettuare i pagamenti automatici è necessario aggiornare la voce pagamenti nell'anagrafica dei fornitori con la transazione FK02. Bisogna quindi inserire le coordinate bancarie del fornitore nel riquadro "Appoggi bancari", per arrivare poi alla videata che contiene la scheda "Pagamenti automatici": qui bisognerà inserire la modalità di pagamento ed eventualmente la banca interna che dovrà pagare il fornitore, ma queste due impostazioni sono facoltative (quando si inserirà la fattura con FB60 nella schermata di pagamento sarà infatti possibile inserire la modalità di pagamento).

I pagamenti automatici si effettuano con la transazione F110 che si trova in contabilità/contabilità/banche/uscite/pagamento automatico, ed una volta compilata la transazione è SAP stesso che compila ed invia i dati di pagamento alla Banca, la quale poi spedirà un documento con l'operazione che effettuerà.

Nella prima maschera della transazione, si indicherà il giorno dell'esecuzione ed l'identificatore di chi effettua il pagamento. Poi si andrà nella maschera "Parametro" dove di dovrà imputare la società, la modalità di pagamento (ad.es. B per bonifico), la data di pagamento (che deve essere successiva alla registrazione) e sotto il conto del fornitore di riferimento, alla fine si salva e la scheda stato cambierà con "parametri acquisiti".

A questo punto si andrà nei menù superiori a tendina in elaborare/valore di default/pianificare, mettendo il flag ad "Avvio automatico" e dando invio. Poi si deve cliccare sull'icona "Stato" ed apparirà la scritta "Proposta di pagamento creata".

A questo punto si andrà nel menù a tendina elaborare/valore di default/Lista di default. Se è presente una eccezione (cioè blocchi che impediscono il pagamento) si deve andare nel menù a tendina elaborare/valore di default/Elaborare e cliccare su invio: si cliccherà su "Eccezioni" e si aprirà una scheda in cui dovremo cliccare sulla a riga di riferimento. Si aprirà una finestra in cui dovremo cancellare il codice di blocco oppure dove dovremo cliccare sul pulsante "Riattribuire" in modo da attribuire la banca interna (ovvero la banca che utilizzeremo per il pagamento) alla posizione aperta, e quindi si procederà inserendo la banca interna e salvando. Tornando indietro, nella schermata stato comparirà la dicitura "Proposta di pagamento elaborata".

A questo punto, si selezionerà nel menù a tendina elaborare/pagamento/pianificare, cliccando poi su invio: lo stato cambierà in "L'esecuzione del pagamento può essere avviata".

Cliccando sull'icona "Stato" apparirà la scritta "esecuzione dei pagamenti eseguita" "Ordini registraz. X creati X evasi".

L'avvenuta operazione sarà visualizzabile contabilmente con la transazione FB03, mentre con la transazione FBN1L sarà possibile controllare le partite saldate dal pagamento, e con la transazione FS10N sarà possibile osservare il conto bancario di contabilità generale per il quale è avvenuta l'operazione.

 

In caso di pagamento automatico a diversi fornitori contemporaneamente, viene come al solito inserito il giorno dell’esecuzione del pagamento e l’identificatore di controllo dell’operazione. Quando si va nella maschera "Parametro", vengono inserite: la società, la modalità di pagamento (ad esempio la ricevuta bancaria) e la data successiva per il pagamento automatico. Qui nella sezione conti  si inseriscono dei valori singoli relativi ai fornitori di cui si vuole pagare le fatture tramite la freccia gialla a fianco del rispettivo campo, si clicca l’orologio per rilevare i dati e si salva sull'icona del dischetto, confermando con la spunta verde nella finestra che apparirà. Lo stato cambierà in "Parametri acquisiti".

Si clicca quindi sul bottone "Valore default", si imposta Invio immediato oppure l’ora in cui i sistema effettuerà il pagamento e si clicca la spunta verde per confermare l’inserimento dei dati. Lo stato cambia in "LA proposta può essere lanciata".

Si cliccherà quindi sul bottone "Stato" ed apparirà il messaggio "Proposta di pagamento creata".
A questo punto si cliccherà sul bottone "Esec. pag.", dando conferma alla finestra che si apre con la spunta verde. Lo stato cambierà in "L'esecuzione del pagamento può essere avviata"
Si cliccherà sul bottone "Stato" ed apparirà il messaggio "Esecuzione del pagamento eseguita" (L’esecuzione del pagamento automatico viene eseguita dal sistema).
 

Nota: Per visualizzare i settaggi dei pagamenti automatici si va nei menù superiori ambiente/aggiornare configurazione.

 

 

Reportistica in contabilità generale

 

Per avere l'indice del piano dei conto (quindi l'anagrafica dei conti di contabilità generale) si va in contabilità/contabilità/contabilità generale/sistema informativo/report per contabilità generale/dati anagrafici/indice conti co.ge. oppure si lancia direttamente la transazione S_ALR_87012328, si inseriscono i dati desiderati e si clicca sull'orologino.

 

Per avere la scheda del conto (con tutte le movimentazioni) si va in contabilità/contabilità/contabilità generale/sistema informativo/partite singole/conti/Coge partite singole, oppure si lancia direttamente la transazione S_ARL_87012282, si inseriscono i dati e si ottiene una lista dove conto per conto sono elencate tutte le operazioni registrate.

 

L'estratto conto per qualsiasi tipo di conto contabile si ottiene andando in contabilità/contabilità/contabilità generale/sistema informativo/report per contabilità generale/partite singole/estratti conti Coge, oppure direttamente con la transazione S_ALR_87012332. Per ottenere gli estratti conto contabilità generale bisogna selezionare "Posizioni conti Co.Ge.", per quelli fornitori/clienti si seleziona Posizioni clienti/fornitori, e così via. Nella stampa a video, * vuol dire fine del criterio di classificazione o saldo della divisa del documento, ** indica la fine del cliente/fornitore/settore contabile, *** significa fine conto Co.Ge. quadratura o conto di contabilità generale, **** fine società, ***** fine estratti conto.

 

Le varianti di visualizzazione dei report possono essere personalizzate cliccando sul pulsante "selezionare".

 

La lista totale saldi si ottiene andando in contabilità/contabilità/contabilità generale/sistema informativo/report per contabilità generale/elenco saldi/generale/lista totali e saldi.

 

Il giornale bollato o libro giornale si ottiene andando in contabilità/contabilità/contabilità generale/sistema informativo/report per contabilità generale/documento/generale/ e lanciando la transazione S_ARL_87012287, facendo sempre attenzione di flaggare l'opzione "Esecuzione Test" altrimenti diventa definitivo e non sarà possibile rifarlo per lo stesso periodo. Il codice di classificazione deve essere settato su 2 (classificazione per data/numero di documento, lo stesso numero deve essere messo in dett.output testo dati anagraf.), così come va flaggata la stampa del numero documento progressivo. Selezionare anche "periodo di selezione del titolo" per visualizzare la data in ogni pagina. Vanno infine flaggate le voci "stampare informazioni view contabilità generale", "stampare testo riga doc". 

 

Il registro IVA si ottiene andando in contabilità/contabilità/contabilità generale/reporting/Dichiarazioni IVA/ e lanciando la transazione S_ALR_87012357, con l'attenzione di mettere il flag di Test altrimenti no si potrà più lanciare per lo stesso periodo. Nel campo "Altre delimitazioni" (attivabile cliccando sul tastino bianco sulla sinistra) sarà necessario flaggare "X Selezionare Iva vendite" ed "X selezionare Iva acquisti" per ottenre la liquidazione Iva periodica mensile (ovviamente all'inizio si inserisce una data che va dal primo del mese all'ultimo del mese).

Se si seleziona la sezione "Reg.onere da pagare" si apre una scherma in cui selezionando "Batch input richiesto" si genereranno in automatico le scritture contabili per la liquidazione dell'Iva. Tra l'altro sarà obbligatorio compilare più sotto "Data esec. elaborazione" e "Ora elaborazione sessione".

Cliccando il menù controllo output apparirà un menù dove si può selezionare "Leggere dati indirizzo" (non è necessario, dà i dettagli sul cliente/fornitore) e "X totali in dare ed in avere" (consigliato i totali per codice Iva usciranno separatamente per dare ed avere).

Nella sezione "Liste di output" bisogna selezionare Iva vendite ed Iva acquisti (entrambi sia partite singole che totali).

Nella sezione parametri di registrazione solitamente è selezionato non aggiornare documenti.

A questo punto si clicca sull'orologino per avere il report.

 

Nota: tutta la numerazione dei documenti in SAP è basata sull'anno e sulla società di riferimento, questo significa che all'inizio di ogni anno si azzera la numerazione ed inizia dal capo.

 

 

Compensazione debiti/crediti

 

La compensazione si può effettuare quando il creditore è anche nostro debitore, pertanto nell'anagrafica del fornitore ed in quella del cliente deve essere compilato il campo in "dati di controllo/controllo conto" in cui va inserito il codice del cliente/fornitore, ed è importante che sia flaggato il campo "Compensazione" (comp.con cl per il fornitore e Compensazione con fornitore per i clienti) che si trova nella scheda "pagamenti/pagamenti automatici".

Per la compensazione vera e propria si utilizzerà la transazione F-44 pareggiare che si trova in contabilità/contabilità/fornitori/conto. Basta infatti selezionare la fattura creditore e quella fornitore, creando così un documento di pareggio.

Per portare a termine l’operazione i passi da seguire in genere sono:
1) Inserire codice fornitore
2) Inserire società
3) Doppio click sulle righe che NON interessano. Poi clicco 2 volte sul riquadro in basso “REGISTR. DIFFERENZA” e quando la differenza “SENZA ATTRIBUZ.” risulta 0, cliccare su “RIPART. DIFF.”
4) Nella nuova scheda salvare o se da un messaggio premere «contabilizzazione successiva». Inserire un testo e salvare.
Con la transazione FBN1L si verificheranno le partite aperte.

Successivamente, quando si dovrà pagare il fornitore, si ha la facoltà di andare nella transazione pagamenti automatici con la transazione "F110 partite aperte (clienti e fornitori)", in cui nella sezione "parametro/conti" indichiamo sia il codice del fornitore che quello del cliente sotto. SAP fa la compensazione crediti/debiti ed effettua il pagamento al fornitore per la differenza.

Da lato cliente la compensazione può essere effettuata con la transazione F-32.

In sostanza, riguardo il pagamento automatico, è possibile automatizzare il pagamento della differenza, ma questa è una parte a se stante che può essere effettuata facoltativamente. Facciamo due esempi:
CASO 1
Fornitore A e Cliente X sono la stessa entità
Verso il fornitore A abbiamo un debito di 100
Verso il cliente X abbiamo un credito di 100
Effettuiamo il pareggio con la F-44/F-32. Nei partitari il saldo sarà in pareggio, sia lato fornitore che cliente naturalmente.
Fare un pagamento automatico in questo caso con la F110 non avrebbe un fine pratico
CASO 2
Fornitore A e Cliente X sono la stessa entità
Verso il fornitore A abbiamo un debito di 150
Verso il cliente X abbiamo un credito di 100.
Effettuiamo il pareggio con la F-44/F-32. Nei partitari vedremo un debito rimanente di 50
Adesso possiamo effettuare il pagamento automatico con la F110: in questo caso il sistema prende in automatico la differenza e ne effettua il pagamento.
 

 

Inserire fatture da un ordine o da una bolla (area logistica)

 

Per inserire fatture da un ordine o da una bolla si usa la transazione MIRO che si trova in logistica/gestione materiali/controllo fattura logistica/acquisizione documento/inserire fattura in entrata.

Selezionando operazione 1 Fattura, si inserirà una fattura immettendo data fattura, importo, riferimento (numero fattura), codice iva (selezionare anche calcolo imposta). Successivamente si inserisce l'ordine di acquisto e dando invio il sistema compila tutti i campi automaticamente coni dati dell'ordine di acquisto per i materiali entrati in magazzino e non ancora fatturati. Bisogna controllare in alto a destra che non vengano segnalate squadrature.

Qualora non fosse conosciuto il numero ordine di acquisto, è possibile ricercarlo cliccando sul match code affianco alla casella: apparirà una schermata apposita dove è possibile inserire i dati e poi cliccare sull'orologino per avere i risultati da cui scegliere.

Nella scheda Pagamento si imposteranno le condizioni di pagamento e così via. Sotto, nella scheda conto co.ge. è possibile aggiungere conti aggiuntivi con segno dare/avere con i relativi importi per dei costi ausiliari.

Lo stesso identico metodo si usa per registrare da una bolla di consegna.

 

Per visualizzare una fattura registrata da logistica è possibile usare la transazione MIR4 che si trova in logistica/gestione materiali/controllo fattura logistica/ulteriore elaborazione. Cliccando su documenti successivi apparirà la fattura contabile generata automaticamente.

È possibile visualizzare una fattura contabilizzata anche entrando in visualizzazione dello sviluppo dell'ordine di acquisto relativo all'entrata merci con la transazione me23n (bisogna cliccare sul numero fattura dopo aver inserito l'ordine). Selezionando un icona grigio e gialla si sceglie Attr. EM/EF per visualizzare lo sviluppo con evidenza delle entrate abbinate alle relative fatture. Il conto EM/EF è il conto di contropartita al conto stock in cui viene addebitata la merce in entrata, e viene pareggiato quando si registra la fattura del fornitore: in sostanza il conto EM/EF è un conto fatture da ricevere secondo la terminologia SAP.

Chiaramente è possibile che la fattura presenti delle differenze prezzo o quantità rispetto all'ordine/bolla, pertanto SAP registrerà le differenze su appositi conti. Tra l'altro sono impostate delle soglie di tolleranza superate le quali se la quantità fatturata è minore di quella dell'ordine, SAP invia un messaggio giallo di avvertimento ma lascia inserire la fattura ma il prezzo risultando troppo elevato causerà il blocco del fornitore per il pagamento. Stesso identico discorso se la quantità fatturata è superiore a quella dell'ordine di acquisto e si modifica l'importo originario della fattura.

 

Con la transazione MIRO è possibile anche registrare note di credito (operazione numero 2) su una quantità di merce resa al fornitore, sempre con riferimento all'ordine di acquisto o alla bolla. Bisognerà inserire nella parte inferiore l'importo e la quantità restituita, e poi l'importo nella scheda "dati base" per pareggiare il documento.

 

Sempre con la transazione MIRO è possibile registrare  gli "accrediti & addebiti successivi" che si ha quando successivamente si hanno movimentazioni di prezzo ma non di merce relativamente ad un ordine. L'addebito successivo si ha quando la quantità dell'ordine rimane invariata, una posizione dell'ordine di acquisto è stata già fatturata ma sono sorti successivamente dei costi supplementari. La nota di credito viene registrata come accredito successivo quando una posizione dell'ordine di acquisto è stata fatturata ad un prezzo troppo alto e quindi si riceve poi dal fornitore una nota credito per questa posizione.

 

Per preacquisire una fattura in entrata nell'area logistica di SAP, si usa la transazione MIR7. Per riprendere il documento preacquisito si usa la transazione MIR6 o la MIR4 visualizzazione fattura (usare il pulsante registrare completamente).

Per stornare una fattura in entrata nell'area logistica di SAP, si usa la transazione MR8M (viene stornato il documento della fattura logistica ed anche il documento contabile che il sistema registra in automatico).

Per visualizzare la lista dei documenti di fatturazione registrati si usa la transazione MIR5.

 

Con la transazione MRBR rilasciare fatture bloccate, vengono rilasciate le fatture che hanno un blocco per il pagamento. Sarà possibile scegliere tra rilascio automatico (il sistema verifica se le cause del blocco sono state eliminate) e rilascio manuale. In procedura blocc. deve essere selezionato blocco pagamento manuale. Poi si selezionerà la fattura interessata e si cliccherà sulla bandierina verde. Infine si salva sul dischetto.

 

Le fatture fornitori possono anche essere registrate automaticamente in background, in cui il sistema verifica l'importo presente in fattura con le quantità entrate da fatturare, attraverso la transazione MIRA accodare fatture in entrata per controllo fatture in background, la quale ci presenta una schermata simile a quella per l'inserimento delle fatture in logistica che partono da una bolla di consegna. L'amministratore del sistema lancerà il controllo delle fatture in background che verificherà la corrispondenza dell'importo presente in fattura con quello delle bolle di entrata abbinate e non ancora fatturate valorizzandole al prezzo dell'ordine.

Se l'esito è positivo, la fattura viene automaticamente registrata in contabilità.

Se l'esito è negativo, il documento dovrà essere corretto manualmente con la transazione MIR6 Riepilogo fatture. Fatta la selezione dei parametri per la ricerca, nella scherma dei risultati le fatture in errore avranno un semaforo rosso e quelle da controllare non avranno icona di stato, e cliccando sull'icona a matita è possibile modificarle. L'icona della pergamena ci mostra l'elenco degli errori che sono stati trovati. Cliccando sull'icona "fogli" è possibile visualizzare i documenti registrati dalla procedura di verifica fattura, ed informazione importante è lo stato della fattura.

Una volta entrati nella fattura e corretti gli errori, bisogna cliccare sul bottone a forma rettangolo grigio con freccia verticale per schedulare la fattura per un ulteriore controllo, e l'icona a spirale a fondo pagina effettua un controllo sulla fattura per verificare se ci sono errori (visualizzabili cliccando sul pulsante messaggi).

Per cancellare una fattura bisogna selezionare l'apposita voce nel menù superiore "Documento di fatturazione".

 

 

Il sito che tratta
di materie economiche

http://studieconomici.altervista.org