Il sistema informativo direzionale

 

Il carattere circolare e incrementale del ciclo informativo:

L’attuazione del processo di direzione richiede l’assunzione di decisioni e la trasmissione delle decisioni stesse agli organi esecutivi. Ciò comporta un flusso continuo e coordinato di informazioni, che devono essere raccolte, elaborate ed inviate a tutti coloro che operano all’interno della struttura organizzativa. Inoltre vi è anche uno scambio incessante di notizie tra l’impresa e l’ambiente.

Per informazione si intende una nuova conoscenza ottenuta mediante comunicazione o ricercata attraverso un processo diretto di osservazione.

Il flusso informativo assume in realtà un carattere circolare: in ogni organizzazione si ha difatti un ciclo continuo nel quale dall’informazione si passa alla decisione; dalla decisione (attraverso la comunicazione delle scelte adottate) all’esecuzione; dall’esecuzione (mediante la trasmissione dei risultati) al controllo; e dal controllo (per mezzo delle informazioni così ottenute) all’assunzione di altre decisione. Tale ciclo è di tipo aperto in quanto il patrimonio informativo prodotto nell’azienda deve essere costantemente arricchito con acquisizione di nuovi dati sul mercato e sull’ambiente.

Lo scopo ultimo per il quale l’informazione viene ricercata, ordinata e fatta circolare nell’organizzazione è quello di far prendere le decisioni più appropriate e al momento più opportuno, completando le conoscenze già possedute dagli organi direttivi.

 

Le caratteristiche del sistema informativo direzionale (management information system):

Il sistema informativo collega tra loro le parti che compongono il sistema aziendale. I sistemi informativi si possono distinguere in tre tipi:

1) il sistema semplice, costituito da più sottosistemi operanti indipendentemente e relativi ad aree funzionali diverse;

2) il sistema integrato, caratterizzato dal coordinamento dei flussi di dati in entrata e in uscita e da un’automazione elevata delle procedure di elaborazione;

3) Il sistema informativo direzionale (management information system), contraddistinto dalla produzione di informazioni non solo di tipo storico, ma anche prospettico, atte a indirizzare i processi di pianificazione e controllo.

Il sistema direzionale è orientato prevalentemente verso il futuro, nell’intento di prevedere i mutamenti ambientali e di innovare tempestivamente i comportamenti manageriali, mentre il sistema integrato è rivolto soprattutto al controllo dell’attività in corso in modo da consentire eventuali interventi di correzione.

 

Le scelte necessarie per la progettazione del sistema informativo:

La definizione del sistema informativo direzionale deve essere guidata da tre elementi principali: il modello di struttura organizzativa dell’impresa; le caratteristiche di attuazione del processo decisorio; il grado di automazione che si intende conferire al flusso informativo.

La progettazione del sistema informativo richiede un lavoro complesso che pervenga a individuare:

1) gli obiettivi da raggiungere.

2) i vincoli interni ed esterni da rispettare.

3) le possibili soluzioni organizzative in ordine a:

    a) struttura del sistema informativo in rapporto alla struttura organizzativa aziendale;

    b) attrezzature da utilizzare in modo centralizzato e periferico;

    c) professionalità richieste;

    d) procedure adottabili.

Il sistema informativo deve essere progettato con una visione a lunga scadenza dei problemi dell’informazione e con un grado sufficiente di flessibilità, in modo da evitare di modificare e riprogrammare il sistema in tempi ravvicinati.

 

L’evoluzione dell’information technology nei suoi riflessi sulla raccolta, elaborazione e trasmissione delle informazioni (informazioni indotte e non indotte, comunicazioni interne ed esterne):

Le informazioni utilizzate nell’impresa possono suddividersi:

1) in rapporto al campo di riferimento: in informazioni sulla gestione, sul mercato e sull’ambiente esterno;

2) in rapporto al periodo di riferimento: in informazioni storiche, attuali e prospettiche;

3) in rapporto alla continuità: in informazioni ricorrenti o non indotte e non ricorrenti o indotte;

4) in rapporto alla fonte di raccolta: in informazioni interne ed esterne.

Le informazioni sulla gestione riguardano le prestazioni realizzate e il movimento di elementi della struttura patrimoniale e finanziaria dell’azienda. Esse servono a controllare lo svolgimento della gestione sotto l’aspetto produttivo, economico e finanziario, in modo da poter seguire le varie attività aziendali, intervenire là dove necessario e impostare le decisioni future sul funzionamento dell’organizzazione.

Le informazioni sul mercato concernono la situazione e le tendenze della domanda e dell’offerta nel settore in cui opera l’impresa. Esse servono sia per valutare la posizione dell’azienda nei confronti della concorrenza sia per scoprire nuove opportunità di mercato.

Le informazioni sull’ambiente sono relative allo stato e alle tendenze del più vasto contesto socio-economico in cui l’impresa opera. Esse servono per le scelte strategiche e consentono all’azienda di prevedere i mutamenti ambientali più direttamente incidenti sullo sviluppo della sua attività.

Queste tre sono importarti per le analisi e le previsioni su fenomeni interni ed esterni alla gestione nella formulazione delle scelte di piano.

Le informazioni sulla gestione vengono con un’elevata ricorrenza mentre le altre solo nel momento di definizione dei piani aziendali.

I vari tipi di informazione sono reperibili da fonti interne all’impresa stessa (rilevazioni e rapporti interni) o esterne all’impresa (analisi e ricerche nel mercato).

I dati raccolti debbono essere memorizzati, elaborati ed utilizzati secondo modalità e tempi stabiliti da apposite procedure informative che consentano di memorizzare le informazioni via via reperite, di sottoporle ad opportune trasformazioni e di richiamarle quando occorrono: per fare ciò è ovviamente indispensabile il ricorso a procedure automatizzate.

La trasmissione dell’informazione riguarda sia il passaggio delle conoscenze dagli organi incaricati di elaborarle a quelli utilizzatori sia il deflusso dei dati dagli organi di raccolta a quelli di elaborazione: tutto questo deve basarsi su un’efficiente rete di comunicazioni interne aziendali.

Apposite procedure stabiliscono origine, destinazione e tempo del passaggio dei dati tra i vari organi interessati.

L’informazione può circolare nell’organizzazione secondo correnti che si rinnovano a certi prestabiliti intervalli di tempo oppure in guisa non ricorrente, in funzione di particolari esigenze prospettate dall’assunzione di decisioni non ripetitive. Nel primo caso è possibile fissare con procedure formali o secondo pratiche abitudinarie, il tipo, la forma e i tempi del deflusso dei dati tra i diversi organi aziendali, per cui la documentazione può pervenire in modo automatico ai rispettivi destinatari; nel secondo questa fissazione deve avvenire di volta in volta secondo le specifiche richieste dell’organo utilizzatore, al quale competerà stabilire quali informazioni ed entro quanto tempo dovranno essergli procurate. Da qui la distinzione tra correnti informative non indotte e indotte (ossia attivate dagli stessi interessati).

Le informazioni non indotte o di carattere ricorrente serviranno generalmente per l’assunzione delle decisioni a breve termine o di intervento nel corso della gestione e per esse risulta utile predisporre un efficiente sistema di procedure. Per le informazioni non ricorrenti, utilizzate specie per le decisioni d’innovazione, bisogna piuttosto creare nella struttura gli organi ed i mezzi per ricercarle, elaborarle e trasmetterle al momento opportuno secondo procedimenti da definire.

 

I problemi di qualità e di costo dell’informazione:

L’efficienza del sistema informativo dipende anche dalla qualità dell’informazione prodotta. Gli attributi di una buona informazione sono la precisione, la completezza, la chiarezza e la tempestività.

È inoltre ovvio che qualsiasi soluzione deve rispettare i principi di convenienza economica poiché il suo valore sarà misurato non soltanto in termine di risultato ma anche in termini di costo (tuttavia i costi del sistema informativo sono difficili da individuare). Infatti l’informazione comporta dei costi che debbono essere giustificati dai vantaggi derivanti dalla sua utilizzazione.

 

 

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