Il processo di programmazione della gestione

 

Il contenuto ed i requisiti della programmazione aziendale:

La programmazione deve essere concepita quale processo di predeterminazione degli obiettivi, delle politiche e delle attività da compiere entro un determinato periodo di tempo. Quindi programmare significa assumere in anticipo il complesso di decisioni attinenti alla gestione futura, cioè formulare in anticipo delle scelte circa l’utilizzazione delle risorse disponibili in vista del conseguimento di un obiettivo prestabilito.

Il processo di programmazione porta alla redazione di un sistema di piani d’azione, in cui sono specificati gli obiettivi da perseguire, i mezzi da impiegare e le operazioni da compiere entro certi periodi di tempo.

La programmazione si concreta quindi nel fissare in via anticipata gli obiettivi dell’azione aziendale, nel definire le linee direttive per il loro conseguimento e nello sviluppare piani o programmi scritti circa le sequenze degli atti e dei tempi di esecuzione delle operazioni di settore.

 

Il sistema dei piani nell’impresa: distinzione tra programmazione di lungo e breve termine:

La programmazione è necessaria sia per coordinare le operazioni ricorrenti di gestione (programmazione di esercizio) sia per promuovere l’innovazione (programmazione di lungo termine). La prima è diretta a preordinare le attività correnti di gestione nell’ambito delle risorse disponibili; la seconda è rivolta a modificare il sistema di risorse in funzione degli obiettivi di tempo lungo.

I due tipi fondamentali di piani sono il piano strategico e quello operativo. Il primo è un piano a lungo termine di carattere innovativo, che si riferisce alla strategia globale e che è sviluppato in termini di piano-progetto; il secondo è un piano di medio-breve termine, di adattamento, centrato prevalentemente sulle funzioni aziendali e costruito some un piano-programma. La pianificazione strategica implica il cambiamento negli obiettivi e nelle politiche aziendali e richiede la variazione del sistema di risorse, che tende a impegnare per tempi lunghi e in modo irreversibile in certe attività.

Sia il piano operativo sia i singoli piani d’esercizio dovranno essere elaborati in funzione del perseguimento degli obiettivi di lungo termine. Il conseguimento di questi ultimi richiederà la formulazione di un piano di sviluppo strategico, la predisposizione di un piano di investimenti da compiere per realizzare la strategia prescelta e, infine, la messa a punto di un piano organizzativo per creare le strutture più idonee a dare attuazione alla strategia di sviluppo.

La programmazione strategica è una programmazione innovativa tesa generalmente a portare l’azienda in una più favorevole situazione tecnologica e di mercato. Il suo scopo è quello di determinare gli obiettivi raggiungibili nel tempo lungo e di rimuovere gli ostacoli e i vincoli (interni ed esterni) che ad essi si oppongono. Tra i vincoli interni abbiamo la potenzialità produttiva, organizzativa, finanziaria ed economico-strutturale, mentre tra quelli esterni abbiamo la crescita della domanda, la pressione della concorrenza, il progresso tecnologico e la regolamentazione pubblica.

Rispetto alla programmazione di lungo termine, di tipo innovativo, si differenzia la programmazione di breve termine perché mentre la prima ha l’obiettivo fondamentale di modificare il sistema di vincoli entro cui opera l’impresa, la seconda ha lo scopo di adattare l’attività corrente ai vincoli interni ed esterni alla gestione aziendale. La programmazione a breve consiste nel preordinare le operazioni di gestione secondo gli obiettivi fissati per l’esercizio annuale adattandosi alle capacità potenziali dell’impresa. Essa può essere il risultato della composizione e dello sviluppo dei piani di medio e lungo termine o può essere l’unica programmazione attuata perché nell’azienda non è stato messo a punto nessun disegno ad ampio respiro.

Il piano di lungo tempo preordinerà le linee fondamentali di evoluzione del sistema aziendale, le risorse da utilizzare e i tempi e le modalità del loro impiego. Esso richiederà pertanto l’elaborazione di programmi di investimento, in quanto bisognerà definire l’entità dei mezzi da impegnare, la quantità di essi che risulterà disponibile per nuove iniziative e la loro ripartizione fra i progetti da realizzare.

Il piano operativo si sostanzia nell’indicazione delle sequenze di decisioni e di operazioni da porre in essere per raggiungere gli obiettivi di breve periodo. Esso  è costituito da obiettivi, politiche, attività e risorse. Gli obiettivi rappresentano i traguardi cui dovrà tendere l’organizzazione, le politiche costituiscono le linee generali di azione, le attività configurano i flussi di operazioni da attuare durante la gestione e le risorse si pongono quali opportunità-vincoli da rispettare nello svolgimento di tali operazioni.

 

La formulazione dei piani in funzione delle previsioni di mercato i secondo la tecnica dell’analisi del divario:

Un modello di struttura organizzativa più aggressivo nei confronti del mercato è quello che si basa sull’analisi del divario (gap analysis) e parte dalla fissazione degli obiettivi che l’azienda intende raggiungere. Il procedimento si sviluppa nel valutare i modi di eliminazione dell’eventuale divario rispetto agli obiettivi normalmente conseguibili nel mercato. I punti fondamentali di questo procedimento sono:

1) la fissazione degli obiettivi compatibili con i traguardi di sviluppo stabiliti nel piano di lungo termine;

2) la previsione degli obiettivi raggiungibili nell’ipotesi di una prosecuzione delle tendenze di mercato e della ripetizione delle azioni di gestione attuate in passato;

3) la determinazione del divario tra obiettivi desiderati e obiettivi realizzabili in assenza di innovazioni nella gestione;

4) l’individuazione delle modalità di eliminazione del divario, cioè delle nuove politiche necessarie per rendere compatibili le aspirazioni imprenditoriali con i previsti andamenti di mercato (innovazioni necessarie per eliminare il divario).

Con questa impostazione l’azienda tende ad imporre i suoi obiettivi al mercato, sfruttando le opportunità di mutamento delle sue politiche di gestione.

 

L’interrelazione tra gli organi dell’impresa nella costruzione del piano di vendita:

Il piano di vendita s’inquadra nel piano operativo e mira a delineare gli obiettivi di mercato da raggiungere, le politiche da adottare e le risorse da impegnare nella funzione di vendita.

La determinazione delle quote di vendita, cioè dei traguardi da assegnare alle varie organizzazioni periferiche e ai singoli venditori possono essere stabilite in tre modi: da parte degli stessi responsabili locali; ad opera degli uffici centrali; con il concorso di entrambi tramite una contrattazione a causa dell’evidente conflitto di interesse. Il centro infatti tenderà a fissare quote non modeste per stimolare la produttività dei responsabili di vendita, mentre la periferica ha interesse a mantenerle basse in modo poi da poter dimostrare una maggiore efficienza operativa.

Tuttavia se si stimano quote troppo basse a quelle raggiunte successivamente si potrebbe determinare l’impossibilità di rifornire la clientela con conseguente perdita di posizioni di mercato.

Questo problema di programmazione è risolto mediante un duplice intervento degli organi periferici: il primo in fase di previsione e il secondo in fase di articolazione (sviluppo operativo) del piano.

 

La necessaria flessibilità dei piani d’impresa:

I programmi sono definiti in rapporto ad un insieme di premesse, legate alla previsione dell’andamento dei fenomeni interessanti la vita dell’impresa; premesse che possono o no trovare verificazione nel corso della gestione.

I piani, date le premesse che sottostanno alla loro costruzione, non possono assumere un carattere del tutto vincolante ma devono poter essere modificati in funzione del variare degli assunti in base ai quali furono costruiti. La programmazione è rivolta a creare una struttura operativa flessibile in modo da evitare che gli schemi di sviluppo risultino superati a causa dell’evoluzione di condizioni interne ed esterne. Per fare ciò è necessario che i piani devono essere in tempo rivisti e (in presenza di particolari ed ampie variazioni delle condizioni ambientali e di mercato) prontamente corretti.

 

Il contributo della programmazione in termini di efficacia ed efficienza aziendale:

L’efficacia del metodo di programmazione riposerà su tre elementi: l’efficienza della struttura coinvolta nella stesura dei piani, la chiarezza e fluidità della procedura, l’adeguatezza del sistema informativo.

Il processo di programmazione, ordinato organizzativamente, consente quindi di migliorare l’efficacia delle decisioni assunte e l’efficienza delle operative dirette a tradurre le decisioni in risultati.

 

 

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